1. Objeto – O que é esta Política?
Através da presente Política, define-se o regime dos canais de denúncia interna para comunicação e seguimento de infrações do Direito da União ou da prática de crimes existentes nas diferentes sociedades do(a) Atlânticoline, S.A., nomeadamente:
a) Atlânticoline, S.A.
2. Âmbito de aplicação – A quem se aplica a presente Política?
A Presente Política é aplicável a todos aqueles que se relacionem profissionalmente com as diversas sociedades do(a) Atlânticoline, S.A. e pretendam proceder à denúncia de infrações de Direito da União ou da prática de crimes.
3. Âmbito subjetivo de aplicação – Quem pode ser denunciante?
3.1. A presente Política é aplicável a toda e qualquer pessoa singular que tenha obtido conhecimento sobre infrações em contexto profissional, nomeadamente:
a) Trabalhadores;
b) Prestadores de serviços, contratantes, subcontratantes, fornecedores e quaisquer pessoas que atuem sob a sua supervisão ou direção;
c) Titulares de participações sociais;
d) Membros dos órgãos de administração/gestão, fiscais ou de supervisão, incluindo membros não executivos;
e) Voluntários;
f) Estagiários.
3.2. A presente Política é aplicável às pessoas identificadas em 3.1, mesmo que as informações base da denúncia tenham sido obtidas no âmbito de uma relação profissional entretanto cessada, durante o processo de recrutamento ou numa fase de negociação pré-contratual e mesmo que não se tenha vindo a constituir qualquer relação profissional com qualquer sociedade do(a) Atlânticoline, S.A..
3.3. O canal de denúncia interna não se destina à apresentação de quaisquer queixas ou reclamações de clientes.
4. Âmbito objetivo de aplicação – O que pode ser denunciado?
4.1. Devem ser denunciados através do canal de denúncia interna quaisquer atos ou omissões contrários ao Direito da União Europeia, nos seguintes domínios:
a) Contratação pública;
b) Serviços, produtos e mercados financeiros e prevenção do branqueamento de capitais e do financiamento do terrorismo;
c) Segurança e conformidade dos produtos;
d) Segurança dos transportes;
e) Proteção do ambiente;
f) Proteção contra radiações e segurança nuclear;
g) Segurança dos alimentos para consumo humano e animal, saúde animal e bem-estar animal;
h) Saúde pública;
i) Defesa do consumidor; e
j) Proteção da privacidade e dos dados pessoais e segurança da rede e dos sistemas de informação.
4.2. Devem também ser denunciados através do canal de denúncia interna, os atos ou omissões lesivos dos interesses financeiros da União Europeia.
4.3. Devem ainda ser denunciados através do canal de denúncia interna, os atos ou omissões contrários às regras do mercado interno, incluindo as regras de concorrência e auxílios estatais, bem como as regras de fiscalidade societária.
4.4. Devem, por fim, ser denunciados através do canal de denúncia interna comportamentos que constituam criminalidade violenta, especialmente violenta e altamente organizada, bem como os seguintes crimes:
a) Tráfico de estupefacientes;
b) Terrorismo, organizações terroristas, terrorismo internacional e financiamento do terrorismo;
c) Tráfico de armas;
d) Tráfico de influência;
e) Recebimento indevido de vantagem;
f) Corrupção ativa e passiva, incluindo a praticada nos setores público e privado e no comércio internacional, bem como na atividade desportiva;
g) Peculato;
h) Participação económica em negócio;
i) Branqueamento de capitais;
j) Associação criminosa;
k) Pornografia infantil e lenocínio de menores;
l) Dano relativo a programas ou outros dados informáticos e a sabotagem informática e ainda o acesso ilegítimo a sistema informático;
m) Tráfico de pessoas;
n) Contrafação, uso e aquisição de cartões ou outros dispositivos de pagamento contrafeitos e respetivos atos preparatórios, aquisição de cartões ou outros dispositivos de pagamento obtidos mediante crime informático, dano relativo a programas ou outros dados informáticos e sabotagem informática e ainda o acesso ilegítimo a sistema informático;
o) Lenocínio;
p) Contrabando;
q) Tráfico e viciação de veículos furtados.
4.5. O canal de denúncia interna não se destina a ser utilizado para a denúncia de quaisquer infrações disciplinares pelos trabalhadores do(a) Atlânticoline, S.A. (exceto se estiverem conexas com os domínios identificados), nem ao reporte de casos de assédio, devendo estas situações ser participadas diretamente ao Departamento de Recursos Humanos.
4.6. O canal de denúncia interna não se destina à apresentação de reclamações quanto à qualidade dos serviços prestados ou produtos fornecidos pelo(a) Atlânticoline, S.A..
4.7. As denúncias podem ter por objeto infrações já cometidas, que estejam a ser cometidas no momento da denúncia ou cujo cometimento se possa razoavelmente prever, bem como tentativas de ocultação de tais infrações.
5. Conceito de denunciante – O que se entende por denunciante?
5.1. Será considerado denunciante, para os efeitos previstos na presente Política, qualquer pessoa, de entre as identificadas em 3.1, que comunique qualquer infração, nos domínios previstos em 4.1, 4.2, 4.3 e 4.4, de que tenha tomado conhecimento no contexto do desenvolvimento de uma relação profissional com o(a) Atlânticoline, S.A..
5.2. Os denunciantes podem permanecer anónimos ou identificar-se, nos termos melhor descritos em 9, sendo, em qualquer caso, garantida a confidencialidade da identidade do denunciante, conforme previsto em 13.
5.3. O(a) Atlânticoline, S.A. encoraja os denunciantes a identificar-se, para facilitar a apreciação da denúncia e a investigação subsequente.
6. Informação classificada ou sujeita a segredo – Como proceder em caso de segredo profissional?
Os denunciantes devem, nas denúncias que realizem, ter em consideração a necessidade de garantir a proteção de informações classificadas, respeitar o segredo religioso e profissional e o segredo de justiça.
7. Requisitos para a apresentação de denúncias – Quando deve ser apresentada uma denúncia?
7.1. Apenas devem ser apresentadas denúncias, se os denunciantes estiverem de boa-fé e tiverem fundamento sério para crer que as informações que vão transmitir no momento da denúncia são verdadeiras.
7.2. A apresentação de denúncias em violação do disposto em 7.1 é suscetível de fazer o denunciante incorrer em responsabilidade disciplinar, caso seja trabalhador do(a) Atlânticoline, S.A., e, em qualquer caso, responsabilidade civil pelos danos causados, podendo também incorrer em responsabilidade criminal, caso a sua conduta constitua crime.
8. Informação sobre o canal de denúncia – Como obter aconselhamento sobre a possibilidade de apresentar uma denúncia?
Antes de apresentar uma denúncia, qualquer pessoa pode obter aconselhamento confidencial, junto do responsável pelo canal de denúncia, podendo, para o efeito, contactá-lo por qualquer meio à sua disposição.
9. Modo de realização das denúncias – Como denunciar?
9.1. Sempre que possível, os potenciais denunciantes devem comunicar qualquer infração de que tomem conhecimento através do canal de denúncia interna correspondente à sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. à qual se pretendam reportar.
9.2. A apresentação da denúncia deve realizar-se, por escrito, na plataforma disponibilizada para o efeito, acessível através do link:
https://atlanticoline.workky.com/portal-denuncias
9.3. O denunciante deverá, aquando da realização da denúncia, selecionar o canal da sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. pretendido, escolhendo de entre as opções apresentadas, a sociedade à qual se pretende reportar.
9.4. Caso o denunciante pretenda permanecer anónimo deve selecionar essa opção no formulário disponibilizado para a apresentação da denúncia e não incluir nenhum elemento que o permita identificar no corpo do texto da denúncia.
9.5. Toda a comunicação com o denunciante, anónimo ou identificado, será realizada através da Caixa de Correio Segura existente na plataforma referida em 9.2, que deverá ser ativada pelo denunciante, aquando da apresentação da denúncia e periodicamente consultada pelo denunciante para receção de informações sobre a denúncia apresentada.
9.6. Os dados de contato que o denunciante opte por disponibilizar, caso pretenda identificar-se, serão apenas utilizados para estabelecer um contacto mais rapidamente em situações urgentes ou na ausência de feedback através da Caixa de Correio Segura.
10. Conteúdo da denúncia – O que deve ser incluindo na denúncia?
10.1. Na denúncia apresentada o denunciante deve:
a) Identificar a natureza da sua relação com a sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. à qual pretende reportar-se;
b) Identificar a matéria, de entre as elencadas em 4.1, 4.2, 4.3, 4.4 à qual se reporta a denúncia;
c) Descrever da forma mais completa possível a situação pretendida denunciar, com referência às circunstâncias de tempo, lugar e modo em que ocorreu;
d) Enunciar as consequências verificadas ou previsíveis da situação denunciada;
e) Identificar todos os meios de prova de que tenha conhecimento e anexar qualquer documentação pertinente.
10.2. Quando pretenda apresentar uma denúncia anónima, o denunciante deve eximir-se de incluir na denúncia qualquer informação que o permita identificar.
10.3. Mesmo quando a denúncia é realizada por pessoa identificada, os dados pessoais do denunciante e dos terceiros envolvidos constantes da denúncia devem limitar-se ao estritamente necessário, nomeadamente ao nome, função exercida e contacto.
10.4. Os dados pessoais fornecidos que não forem relevantes para o tratamento da denúncia serão imediatamente apagados.
11. Princípio de precedência do canal de denúncia interna – Pode denunciar-se diretamente às autoridades públicas?
11.1. As denúncias cobertas pelo âmbito de aplicação dos canais de denúncia interna devem ser realizadas por esta via.
11.2. Os denunciantes apenas podem recorrer a canais de denúncia externa quando:
a) tenham motivos razoáveis para crer que a infração não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida a nível interno ou existe risco de retaliação;
b) não lhe sejam comunicadas as medidas previstas ou adotadas, no prazo máximo de três meses após a apresentação da denúncia;
c) a infração que se pretende denunciar constitua crime ou contraordenação punível com coima superior a € 50.000,00.
11.3. Os denunciantes apenas podem divulgar publicamente uma infração quando:
a) Tenham motivos razoáveis para crer que a infração pode constituir um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, não pode ser eficazmente conhecida ou resolvida pelas autoridades competentes, atendendo às circunstâncias específicas do caso, ou existe um risco de retaliação inclusivamente em caso de denúncia externa; ou
b) Tenham apresentado uma denúncia interna e uma denúncia externa, ou diretamente uma denúncia externa, sem que tenham sido adotadas medidas adequadas.
11.4. As pessoas que deem conhecimento de uma infração a um órgão de comunicação social ou jornalista fora das hipóteses previstas em 11.3 não beneficiarão da proteção legal conferida através da presente Política aos denunciantes.
12. Responsável do canal de denúncia interna – Quem recebe e trata as denúncias?
12.1. As sociedades do(a) Atlânticoline, S.A. designam, em cada momento, um responsável pelo canal de denúncia, publicamente anunciado.
12.2. Ao responsável pelos canais de denúncia interna compete:
a) Assegurar a formação dos colaboradores e a informação de todos quantos se relacionem profissionalmente com o(a) Atlânticoline, S.A. sobre os canais de denúncia interna;
b) Prestar informações sobre os canais de denúncia a todos os interessados, garantindo a confidencialidade do aconselhamento e da identidade das pessoas;
c) Receber e dar o necessário e diligente seguimento às denúncias;
d) Prestar informações fundamentadas ao denunciante sobre as medidas previstas ou adotadas para dar seguimento à denúncia e solicitar informações adicionais, se necessário.
12.3. Para além do responsável pelos canais de denúncia, as sociedades do(a) Atlânticoline, S.A. designam ainda um segundo examinador, com acesso a todas as denúncias e a quem competirá dar seguimento às denúncias em caso de conflito de interesses do responsável pelos canais de denúncia.
12.4. Quer o responsável pelos canais, quer o segundo examinador, serão elementos da direção superior das sociedades ou equiparados, com pleno conhecimento da organização.
12.5. Todos os colaboradores do(a) Atlânticoline, S.A. têm o dever de colaboração com o responsável pelo canal de denúncia e o examinador, com vista ao adequado seguimento das denúncias.
13. Confidencialidade – Como é tratada a identidade do denunciante ao longo do processo?
13.1. O(a) Atlânticoline, S.A. assegura, em qualquer caso e independentemente do anonimato da denúncia, a confidencialidade do denunciante e dos terceiros mencionados na denúncia.
13.2. A identidade do denunciante, bem como as informações que, direta ou indiretamente o permitam identificar, têm natureza confidencial e apenas são acessíveis pelos responsáveis pela receção e seguimento das denúncias nos termos previstos em 12.
13.3. A obrigação de confidencialidade prevista em 13.2 estende-se a quem tiver recebido informações sobre as denúncias, ainda que não seja responsável para a sua receção ou tratamento.
13.4. A identidade do denunciante só será divulgada em cumprimento de obrigação legal ou decisão judicial, sendo precedida de comunicação escrita ao denunciante.
13.5. O disposto em 13.4 não é aplicável no caso de a comunicação ao denunciante poder comprometer as investigações e processo judiciais relacionados.
13.6. Também o denunciante deve tratar como confidenciais toda e qualquer informação conexa com a denúncia realizada, nomeadamente as informações transmitidas pelo responsável pelo canal de denúncia interna.
14. Tratamento das denúncias – Qual o tratamento dado às denúncias?
14.1. Uma vez recebidas, as denúncias são objeto de uma análise preliminar pelo responsável pelo canal que, no prazo de 7 dias, a contar do recebimento da denúncia:
a) confirma ao denunciante a receção da denúncia;
b) informa-o dos requisitos, autoridades competentes, forma e admissibilidade da denúncia externa; e
c) solicita-lhe, sempre que necessário, clarificações à denúncia e/ou esclarecimentos e elementos adicionais.
14.2. Em caso de denúncias fora do âmbito objetivo do canal de denúncia interna, o responsável pelo canal, no prazo de 7 dias a contar do recebimento da denúncia, informa o denunciante da inadequação do canal utilizado e remete-o para a pessoa/departamento competente, procedendo ao arquivamento da denúncia.
14.3. Em caso de denúncias do âmbito do canal de denúncia interna, após receção e resposta ao denunciante, o responsável pelo canal solicita, se necessário, esclarecimentos preliminares ao Departamento pertinente e elabora um Relatório Preliminar da situação descrita (garantindo a confidencialidade do denunciante e de terceiros envolvidos), que remete à Administração/Gerência da sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. em causa para decisão quanto à abertura de investigação interna e/ou adoção imediata de medidas, se considerar que a denúncia parece fundada, ou arquivamento imediato do processo, se concluir pelo caráter infundado da denúncia.
14.4. Caso algum dos membros do Conselho de Administração/Gerentes seja, direta ou indiretamente, visado pela denúncia, o relatório preliminar do incidente referido em 14.3 será remetido apenas às pessoas não visadas.
14.5. Recebido o relatório preliminar do incidente elaborado pelo responsável do canal, a Administração/Gerência da sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. em causa decide quanto à necessidade de abertura de investigação interna e/ou à imediata adoção de medidas, ou arquivamento imediato do processo.
14.6. De entre as medidas que a Administração/Gerência pode tomar contam-se, nomeadamente: a abertura de procedimentos disciplinares, precedidos ou não de inquérito prévio; a determinação de suspensões preventivas; a suspensão imediata de procedimentos; a introdução imediata de alterações nos procedimentos; e a participação às autoridades públicas competentes.
14.7. Após decisão da Administração/Gerência quanto à adoção imediata de medidas e/ou abertura de investigação interna, o Denunciante será notificado pelo responsável do canal de denúncia interna, o que sucederá necessariamente no prazo máximo de três meses a contar da data de receção da denúncia.
14.8. Em caso de necessidade de abertura de investigação, o responsável pelo canal, autonomamente ou através do recurso a assessores jurídicos, investigará as circunstâncias de tempo, lugar e modo em que o incidente ocorreu, podendo, para o efeito, solicitar a intervenção de outros Departamentos ou de terceiros, e elaborará um Relatório Final com os resultados da investigação e sugestão de medidas a adotar, que apresentará à Administração para decisão final.
14.9. Caso o denunciante o requeira, expressamente, será notificado pelo responsável pelo canal do resultado final do processo, no prazo de 15 dias após a respetiva conclusão.
14.10. Por força das garantias de confidencialidade existentes relativamente a outros sujeitos, o disposto em 14.9 não importará, em caso algum, a comunicação de detalhes específicos sobre a investigação levada a efeito ou sobre qualquer reação disciplinar concretamente adotada.
14.11. O responsável pelo canal e todos os demais envolvidos no tratamento da denúncia atuarão de forma célere, para garantir o efeito útil de eventuais medidas preventivas ou corretivas a adotar.
15. Registo das denúncias – É efetuado algum registo das denúncias apresentadas?
Cada sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. manterá um registo contendo todas as denúncias recebidas pelo prazo de 5 anos a contar da data da sua realização e, independentemente desse prazo, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia.
16. Conflito de interesses – Como são geridos os conflitos de interesses?
16.1. No âmbito do exercício das suas funções, o responsável pelos canais de denúncia atua com independência, imparcialidade e sigilo, garantindo a confidencialidade e a proteção dos dados pessoais constantes da denúncia e assegurando a ausência de conflitos de interesses no desempenho das suas funções.
16.2. Em caso de conflito de interesses, nomeadamente porque a denúncia visa, direta ou indiretamente, o responsável dos canais ou matéria conexa com o exercício da sua atividade no(a) Atlânticoline, S.A., este será afastado e todo o tratamento da denúncia será assegurado pelo Segundo Examinador, nos termos previstos em 12.3.
17. Retaliação – O Denunciante pode ser vítima de retaliação?
17.1. São expressamente proibidos quaisquer atos de retaliação contra os denunciantes.
17.2. Consideram-se atos de retaliação todos e quaisquer atos e omissões que, direta ou indiretamente, ocorrendo em contexto profissional e motivados por uma denúncia interna, externa ou divulgação pública, causem ou possam causar ao denunciante, de modo injustificado, danos patrimoniais e não patrimoniais.
17.3. As ameaças e tentativas de atos e omissões referidos em 17.2 são considerados atos de retaliação.
17.4. Aqueles que pratiquem atos de retaliação serão civilmente responsáveis pelos danos causados ao denunciante.
17.5. O(a) Atlânticoline, S.A. assegura aos denunciantes que sejam seus trabalhadores que uma denúncia realizada nas condições previstas em 7.1. não constituirá, por si só, fundamento para permitir que sejam alteradas as suas condições de trabalho, prejudicada a sua avaliação de desempenho, suspenso ou cessado o seu contrato de trabalho, aplicada sanção disciplinar ou prejudicada a sua evolução profissional.
17.6. O(a) Atlânticoline, S.A. assegura a total confidencialidade da identidade do denunciante, pelo que não é previsível a existência de atos de retaliação.
17.7. Sem prejuízo do disposto em 17.5 e 17.6, caso o Denunciante se considere, por qualquer via, vítima de retaliação, deve de imediato comunicá-lo à sociedade do(a) Atlânticoline, S.A. pertinente, pela mesma via utilizada para efetuar a denúncia, com a descrição dos atos de retaliação de que considera ter sido vítima.
17.8. A prática de atos de retaliação por trabalhadores ao serviço do(a) Atlânticoline, S.A. constitui infração disciplinar.
18. Medidas de proteção dos denunciantes – De que medidas de proteção beneficiam os denunciantes?
18.1. Os denunciantes têm direito a proteção jurídica e ao acesso aos tribunais, para defesa dos seus direitos e interesses legalmente protegidos, nos termos gerais.
18.2. Os denunciantes podem beneficiar das medidas de proteção de testemunhas em processo penal.
18.3. Os denunciantes são protegidos pela aplicação de uma série de presunções legais de atos de retaliação nos dois anos que se seguem à denúncia.
19. Responsabilidade do denunciante – Em que medida o denunciante pode ser responsabilizado pela denúncia apresentada?
19.1. A denúncia realizada pelo denunciante de boa-fé, com fundamento sério para crer, no momento da denúncia, que as informações que comunica são verdadeiras, não constitui, por si, fundamento de responsabilidade disciplinar, civil, contraordenacional ou criminal do denunciante.
19.2. O denunciante que efetue uma denúncia de má-fé, sabendo ou devendo saber que as informações que comunica não são verdadeiras, incorre em responsabilidade disciplinar, se for trabalhador do(a) Atlânticoline, S.A., e é ainda suscetível de responder civil e criminalmente pela sua conduta.
19.3. A pessoa que auxilie o denunciante a realizar uma denúncia nas condições previstas em 19.2 responde solidariamente com o denunciante pelos danos causados pela denúncia.
20. Tratamento de dados pessoais – Como são tratados os dados pessoais no âmbito do canal?
20.1. Cada uma das sociedades do(a) Atlânticoline, S.A. identificadas em 1 é responsável pelo tratamento de dados realizado no âmbito do seu canal de denúncia interno.
20.2. O tratamento de dados é realizado com total confidencialidade, encontrando-se o acesso aos dados pessoais recolhidos através do canal limitado aos responsáveis por receber e dar seguimento às denúncias, nos termos melhor descritos em 12.
20.3. O tratamento de dados realizado fundamenta-se na sua necessidade para o cumprimento de obrigação legal, nomeadamente do disposto na Lei nº 93/2021, de 20 de dezembro, e nos interesses legítimos de cada uma das sociedades do(a) Atlânticoline, S.A. em identificar prontamente e intervir eficazmente sobre infrações praticadas no âmbito do desenvolvimento das suas atividades.
20.4. Os dados pessoais recolhidos no âmbito do canal de denúncia interna serão tratados exclusivamente com a finalidade de identificação e investigação das infrações identificadas em 4.
20.5. No âmbito da investigação e tratamento das denúncias, as sociedades do(a) Atlânticoline, S.A. poderão recorrer a entidades terceiras, nomeadamente sociedades de advogados e empresas de auditoria ou investigação forense, a quem poderão ser comunicados dados pessoais.
20.6. Nos casos referidos em 20.5, é assegurado que as entidades terceiras que acedem aos dados pessoais estão sujeitas a adequadas obrigações de sigilo profissional ou de confidencialidade e oferecem garantias de execução das medidas técnicas e organizativas adequadas de forma que o tratamento de dados satisfaça os requisitos de segurança e proteção dos direitos dos titulares dos dados aplicáveis.
20.7. Os dados pessoais poderão ainda ser tratados por subcontratantes, em nome e por conta das sociedades do(a) Atlânticoline, S.A., nomeadamente prestadores de serviços informáticos, em particular o fornecedor da licença do software utilizado nos canais de denúncia.
20.8. Os dados pessoais poderão ainda ser transmitidos a terceiros quando (i) seja exigido por lei; (ii) seja determinado por ordem judicial ou de autoridade pública; ou (iii) o titular dos dados tiver dado o seu consentimento expresso para o efeito.
20.9. Os dados pessoais tratados no âmbito do canal interno de denúncia serão conservados pelo prazo de 5 anos a contar da data da receção da denúncia e, em qualquer caso, durante a pendência de processos judiciais ou administrativos referentes à denúncia; decorridos estes prazos será apenas conservado um registo anonimizado da denúncia e das medidas adotadas para efeitos históricos e estatísticos, sendo apagados todos os dados pessoais existentes no processo.
20.10. Assistem aos titulares de dados pessoais tratados no âmbito do canal de denúncia, os direitos de acesso, retificação, apagamento, limitação do tratamento, portabilidade e oposição, que estes poderão exercer, sempre que verificados os requisitos de que dependem, mediante o envio de email para o Encarregado de Proteção de Dados, podendo ainda apresentar reclamação perante a autoridade de controlo competente, em Portugal, a Comissão Nacional de Proteção de Dados.
20.11. Para qualquer questão em matéria de privacidade ou proteção de dados pessoais, poderá ser contactado o Encarregado de Proteção de Dados através do endereço de email
[email protected].
21. Revisão – Quando é que esta Política é revista?
21.1. O(a) Atlânticoline, S.A. reserva-se o direito de alterar ou rever o conteúdo da presente Política a qualquer momento, nomeadamente em caso de alteração de legislação pertinente e, bem assim, em função do sentido das orientações das autoridades públicas competentes, nomeadamente do Mecanismo Nacional Anticorrupção.
